Så leder du effektiva möten

”Ett möte ska leda till att någonting inom organisationen eller projektet förändras, annars är det meningslöst”

Vad är det då som kännetecknar ett bra och effektivt möte? Det viktigaste av allt är kanske detta: det ska ge resultat. Ett möte som pågår i timmar utan att en enda förändring eller beslut tas är bortkastad tid. Och tas ett beslut så måste det också följas upp och genomföras, annars kan man inte säga att mötet gett resultat. Ett möte ska alltså leda till att någonting inom organisationen eller projektet förändras, annars är det meningslöst.

Avsätt tid för planering
Det kan låta självklart, men att planera mötet från grunden är en förutsättning för att mötet ska kunna bli effektivt. Det gäller inte att ha några löst formulerade mål i huvudet och ett antal punkter. Det är viktigt att faktiskt avsätta arbetstid för att planera mötet, gärna tillsamman med en eller flera medarbetare. Alla punkter ska vara motiverade och ha en avgränsad början och ett tydligt mål. 

Gör alla medvetna om mötets syfte och mål
Innan mötet ska alla medarbetare känna att de vet varför de ska gå på mötet, och vad syftet och målet är. Ingen gillar att gå på möten för mötets egen skull, utan de ska känna att mötet blir en arbetsuppgift, det vill säga att det uträttas något som är till gagn för verksamheten. Alla mötesdeltagare ska efter mötet känna att de har gjort ett bra jobb genom att delta och vara engagerade i mötet

Se till att alla har en roll att spela
För att lyckas med ovanstående punkt är det viktigt att alla medarbetare vet varför de är med på mötet, och vilken roll de spelar. Du ska därför inte bjuda in folk till mötet om det inte finns ett tydligt syfte med det. Att bara sitta med på ett möte där man känner att man är överflödig skapar inte en känsla av att ha uträttat något, snarare tvärtom.

Driv processen framåt
Som mötesledare är det viktigt att du hela tiden driver mötet framåt i ett stadigt tempo. Om du märker att en diskussion går i cirklar utan att ni kommer framåt är det bättre att bordlägga frågan tills vidare. Att lyssna på en diskussion som låst sig är tröttsamt och kommer inte att leda till något resultat.

Lär dig hantera dina medarbetares olika mötespersonligheter
Alla är vi olika och sällan blir det väl så tydligt som på möten. En stor utmaning som mötesledare är att skapa ett möte som passar alla personlighetstyper. Det finns den logiskt tänkande, som vill att mötet ska hållas kort, informativt och produktivt. Det finns den reflekterande typen, som vill gå till botten med varje liten fråga och se saker ur alla möjliga perspektiv. Det finns den människoinriktade typen, som ser mötet som en fikastund och vill att alla ska ha det bra och vill undvika konflikter och så vidare. Försök att förutse hur dina medarbetare kommer att reagera på olika frågor och försök att jämka innehåll och tidsåtgång så att alla blir någorlunda nöjda. Låt dig inte heller köras över av den högröstade mötestypen som ifrågasätter allt och vill driva en egen agenda. Det är du som leder mötet och ser till att alla kommer till tals.

Reflektera alltid efter mötet
Efter ett möte är det bra om ni tillsammans ställer er ett antal frågor. Gav mötet resultat? Känner alla att de bidragit konstruktivt till mötet och påverkat resultatet? Känner alla att det var bra att hålla mötet eller var det meningslöst? Frågor av den här typen är oerhört viktiga om man vill skapa ett arbetsklimat där alla känner att de jobbar tillsammans för företagets bästa. Bra möten skapar den känslan.

Kontakta oss

Adress: Paviljongvägen 10,

185 94 Vaxholm

 

Telefon: 070-586 16 78

Email: Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

 

Search